Moduler -> så skal man kunne velge i hvilken grad man ønsker at de ansatte/ledere skal ta del i systemet. Det skal også gi besparelser og effektivitet i det daglige, og ikke bare fordi det høres bra ut. Her må man alltid se for seg kost/nytte forhold.
Er det for eksempel lurt at lønnansvarlig eller daglig leder tar seg av all håndtering av systemet, eller bør man få flere til å være delaktige.
Vi ser, og vet 100% sikkert, at det å inkludere ledere og også ansatte ikke bare gir større tilfredshet hos de ansatte, men også mer bruk av systemet og mer korrekt data til riktig tid.

Leder-portal -> Ledere som skal benytte seg av systemet må få tilrettelagt et system som tar høyde for at de har «vanlige» oppgaver i hverdagen. Men det skal også ta høyde for at de har en lederstilling, og derfor må ta enkelte oppgaver opp mot de ansatte de har ansvaret for.

For at leder skal få «minst» mulig ekstra å gjøre må systemet også ha gode portaler til å gjennomføre oppgavene de skal gjøre. Faste oppgaver bør dessuten gis leder automatisk, og ofte som varsling – via eget kontrollpanel og/eller sin lederportal på mobil/PC. Automatisering av noe som må følges opp og skal behandles er noe som alle ansatte setter pris på. I en hektisk hverdag vil det være gunstig at leder med en gang ser hva de må foreta seg, i ett og samme skjermbilde. Selve handlingen bør også være begrenset med tidsbruk, samt at multi-handlinger alltid bør være tilgjengelig.

Varslinger er et nødvendig. Det kan være varslinger på arbeidet timer og overtid (AML), varsling på bruk av egenmeldinger, varsling på GDPR og persondataregler, sykdom eller så enkelt som at man ønsker å følge noe opp tett, som timer på vikarer/innleide eller for lite arbeidet (møtt sent/gått tidlig). Uansett hva leder/avdeling bør ha fokus på, eller ønske seg, bør dette tas med i vurderingen. For å få med ledere i oppstarten av ny løsning er veldig viktig.

Modulene som bør følge med timeløsningen skal hjelpe til å effektivisere den daglige avviksføringen av timefangst. Modulene må være tilgjengelig på flere plattformer og gi varslinger om oppgaver som leder og ansatte skalforholde seg til iht bedriftens behov.

Ansatt-portal -> I de senere år er det å inkludere de ansatte i sin timeportal noe som er ett selvfølge. Ansatte som kun forholder seg til stempling, ser også oftere på et slikt system som «ett onde». Det er også vanskeligere for leder å gi konkrete tilbakemeldinger på avvik som den ansatte må rette seg etter, ettersom de ikke har noe tilhørighet til systemet.

En ansattportal må ikke gi den ansatte muligheten til å stemple eller redigere sine data uten leders samtykke. Dette er helt opp til bedriftens ønske, og den ansattes rolle/stilling.

For en ansatt er det viktig å kunne få se sine timer, som man reelt blir lønnet for, samt ha oversikt over de timer man har jobbet ekstra, og se fleks og/eller tidskonto. Feriesaldo er en selvfølge. Det er ekstra pluss at den ansatte kan se sine avvik og følge disse opp selv også. Det at ansatte gjør dette selv, vil lette leders arbeid vesentlig, samt bevisstgjøre den ansatte om sine avvik, som man i noen tilfeller ikke er klar over.

Både ansatte (og ledere) vil også «hjelpe» bedriften til å utnytte løsninger og funksjoner som forbedrer og forenkler deres hverdag.

Det er ingen ulempe heller at den ansatte kan se de data som lagres om en selv (GDPR) og gjøre forespørsler på fremtidig planlagt fravær som ferie, avspasering, permisjon e.l. Dette gir forutsigbarhet, og den ansatte føler også at alt blir ivaretatt som det skal.

Lønn – > Som oftest har man lønn som utgangspunkt når man trenger timesystem. Og det er veldig bra, for riktig lønn ut i fra bedriftens regler og av hvordan de ansatte jobber er en forutsetning. Og da bør man kunne få timer og fravær over til det lønnssystemet man ønsker/har. Dette i seg selv er ingen «stor greie». Uansett hva du benytter så er datautvekslingen fra timefangst til lønn helt avhengig av hvordan det er satt opp. Det vil si at man drar ikke noe fordeler av å nødvendigvis benytte samme timefangst som sekundær-løsning i ett HR system e.l., kontra ett eksternt system. Det er samme data som sendes over, og man vil uansett kunne ta seg bespart tid for punsjing av timer/data. Enten om det forekommer internt i bedriften, eller om man benytter eksternt byrå (der man gjerne kan spare litt penger på punsje-jobben som gjøres der).

Med et timesystem som primært-system vil man kunne få det beste av regler og timefangst, samt utbytte av å få det inn i ett lønnssystem.

Tilleggsfunksjoner som typisk følger med i timesystem, og som forbedrer de andre systemene er en ekstra fordel, ved å ta i bruk riktig front-system.

Tilstede/fraværende -> Man bør inkludere alle ansatte uavhengig av stilling i ett system. At systemet skal kunne håndtere dette er forklart tidligere i denne bloggen. Men det er mange fordeler av dette også, utover det å bare få registrert tid/fravær.

En modul som ofte forbindes med, og snakkes om når det gjelder reell timefangst, er tilstedeværelse.

Hvem er på jobb? Hvem er borte? Er det noen på huset nå? Har vi gjester? Hva om du får kontroll? Skattevesenet? Arbeidstilsynet? Det er viktig at dette kan håndteres og ivaretas.

Om du har en bedrift som har høyt fokus på HMS og brannøvelser. Om du har bedrifter som er avhengig av å kunne levere kontroll-lister til skattetilsynet, eller arbeidstilsynet. Hvorfor ikke ha det i timesystemet?

Vi anbefaler at det legges opp til at den som har dette ansvaret har egen tilgang og portal (via PC og app), og kan styre brannøvelsene, og gjøre klart for ev opprop o.l. Mange savner dette i sin hverdag som HMS ansvarlig. Og at den ansatte vil også føle trygghet ved å kunne melde fra om de er trygge eller om de er i fare. Det vil si at en to-veis kommunikasjon er nødvendig.

Les mer om vår evakueringsløsning her...

Varslinger evakuering
Bekreft status

Besøksregistrering -> Mange har dyre «gjestebok» løsninger for ubemannet resepsjon. Eller man trenger det fordi man i henhold til GDPR ikke skal registrere dette manuelt i bok. En gjestebok løsning skal kun gjøre enkle steg for en gjest, og kunne gi bedriften mulighet til å få se om det er gjester tilstede i bygget ved evakuering, eller etter endt arbeidsdag. Når man registrerer seg som gjest, bør dette innholdet funksjoner som man forventer – og forholde seg til data man kan lagre ved samtykke (GDPR).
Velg selv ut i fra behovet av informasjon den enkelte besøkende skal registrere og varsle den som får besøk. Og hvorfor ikke ha en egen varsling knapp som den som kun skal besøke bedriften (som postbud e.l.) og ikke har en konkret kontaktperson.

Les mer om vår besøksregistrering her...

I ett system kan det være «ett sett» med beregninger og regler, men det er mer vanlig at det er variasjon a typer beregninger som f.eks at enkelte jobber i produksjon, enkelte i administrasjon og kanskje man har noen på timelønn i tillegg. Og kanskje de på produksjon er organisert, men ikke de andre, også videre. For å gjøre det litt enklere har vi noen tips til de forskjellige her, som du også bør spørre deg om kan håndteres i systemet du velger.

Veksling mellom diverse skift, og mulighet for delvis skift-arbeide gjennom året er en god løsning som tilpasses bedriften og ikke omvendt.

Skift og produksjon -> Om din bedrift har skift ordninger enkelte perioder av året, eller som en del av produksjonen er det viktig at regler rundt dette håndteres. Da er det viktig at riktige tillegg kommer inn, som kveld, natt og helg, og at den ansatte har fleksibilitet dersom dette er ønskelig. Fleksibilitet kan være å ta hensyn til at ansatte bytter skift seg imellom. Eller at skift 2 tar over skift 1 før skift 1 er over, men at dette skal være ok. Ved å bruke riktig system skal ikke dette bare være mulig; det skal også gå an å ta ut data på hvor ofte, og når det skjer. På den måten tillater man fleksibilitet, men har kontroll og data på når og hvor ofte avvik forekommer.

Andre typer skift tillegg og ekstra tillegg skal også kunne registreres. Dette enten om det er forutsigbarhet som baserer seg på antall timer, klokkeslett eller uforutsigbarhet hvor det skal forekomme når den ansatte «forteller» om det – gjerne fra terminal og/eller mobil (ettersom dere ønsker). Alle disse tillegg skal også kunne velges av bedriften om skal godkjennes eller være noe som kommer automatisk inn.

Det samme gjelder for ansatte som jobber faste dager innenfor en type produksjon. Alle tillegg skal kunne bli registrert, og skal være en del av lønn for den ansatte ved godkjenning.

Klokkeslett og tidspunkter er også viktige, spesielt for denne kategorien. Systemet skal kunne ta hensyn til at du kommer før, og går noe etter din opprinnelige arbeidstid starter/slutter. Den skal også kunne gi avvik dersom man møter sent eller går tidlig. Og avvik i «begge kanter» skal kunne raskt vises til, så leder kan håndtere dette.


Fleksitid -> Mange bedrifter opererer med fleksitid som en del av avtale/lønn for den ansatte. I veldig mange tilfeller er det ingen regler satt rundt dette, og som oftest håndteres det av den ansatte selv. Selv om vi ikke har noen konkret oversikt over hvor mye, eller om det faktisk blir registrert korrekt tid her, er vi sikre på at på daglig basis er det så også komplett umulig å holde dette helt 100% riktig. Vi ser også at mange ansatte (og bedrifter) tolker «sin» versjon av hva fleksitid er. Dette er ofte fordi det ikke er definert noen regler rundt det å bruke fleks. Systemet bør da raskt kunne vise til hvor mye man kan spare på å definere regler på fleksitiden, slik at den gagner både den ansatte og bedriften, som er den store fordelen for denne arbeidsregelen.

Maks/Min grense -> Man bør se for seg om man ønsker å arbeide med indre- og ytre – kjernetider. Skal det være perioder på døgnet der man ikke ønsker at den ansatte skal kunne opparbeide seg pluss tid (ytre tid) og/eller avspasere pluss tid (indre tid). Eller om tid utenom denne kjernen ev må godkjennes.

En annen maks/min grense man bør se på er opparbeiding av pluss tid over tid. Skal pluss-tiden være noe som gagner «kun» de som har mulighet til å jobbe mye ekstra, eller skal den være noe som alle skal ha like fordeler av. Ved like fordeler bør man sette et maks tak på hvor mange timer man kan opparbeide seg innenfor hver lønnsperiode. På den måten så vil all ha mulighet til samme grense, uavhengig deres livs-situasjon.

I vår bedrift må systemet kunne håndtere, og skille skift/produksjon fra de som jobber i administrasjon. Regler for hvordan dette skal håndteres må kunne legges inn, og kunne håndtere begge stillingstyper like bra.

Skille timer –> For ansatte, og for bedriften er det ingen stor fordel at «alle» timer ligger i samme pott. Om en ansatt skulle slutte, eller ha ønske om noe utbetaling, eller ekstra fri, er det ingen mulighet for noen av parter å gå tilbake å se på hvilke timer som er hva i løpet av ett år (eller lenger). Systemet du velger bør da ta høyde for dette, og gi den ansatte mulighet til å «fortelle» når ekstra tiden er overtid, eller pålagt. Ved å skille disse timene, vil alltid bedriften ha kontroll på hva som er reelt overtid ønsket av bedriften, og hva som er fleksitid, ønsket av den ansatte.

Timelønnede -> Innleide (vikarer) og ansatte på timer kan ha andre vilkår enn de faste ansatte. Dette bør være enkelt å registrere og skille i systemet. Dette går både på tilganger i systemet og på hvordan de timelønnede skal ha betalt. Å sitte manuelt å ta bort eller endre stemplinger/timer for at noe skal bli riktig er en lett forklaring på at timefangst er et sekundært system hos leverandøren.

Særskilte stillinger uten tidsberegning -> Fra tid til annen er det bedrifter som utelukker enkelte ansatte i timefangst system da de har ekstra betalt fast-lønn og en stilling som tilsier at det skal kunne være tilgjengelige og jobbe «der de er» uten at dette skal belastes noe overtid e.l. Dette skal så klart være mulig, men det som er viktig å tenke på er at man må se det opp mot lovverket, og at denne kategorien av stilling også har fravær (som sykt barn, egenmelding, ferie osv..). Like viktig er det jo om man benytter seg av tilstedeværelse ift evakuering/brannøvelse. Det å kunne legge inn slike stillingskategorier, og kun fokusere på fravær, timer utover normal tid som ikke skal «behandles», men som skal vises til ved ev kontroll av Arbeidstilsynet, er viktig å ha med. Og det er jo heller ingen poeng å ha deler av bedriften utenom et system. Så man må ta høyde for at systemet skal kunne innbefatte alle stillingskategorier og ansatte, så man kan få oversikt over det man trenger i ett og samme system.

Andre tillegg – > Enkelte bedrifter har behov for å fange opp timer eller stk av diverse som skjer i bedriften, og som skal vises til. Det kan være lønnet arbeid som akkord, eller spesielle tillegg for ansatte som sjåfører eller andre oppgaver som må håndteres, og som det ønskes og se data fra.

Leveranse av timesystem blir ofte nevnt i sammenheng med andre løsninger. Det kan være leverandører som leverer HR som sitt primærfelt, eller Prosjekt, eller Lønn o.l.
Det som er sikkert er at man vanskelig kan dekke opp alle variabler og parametere til å dekke for eksempel HR og Timefangst i samme løsningen, om timefangst er fokuset til kunden.

Så man bør da i første omgang se for seg hva man har behov for. Enten om man velger HR systemer med timefangst eller Timeregistrering med HR mulighet, så vil du i begge tilfeller måtte fire på det som er sekundær-løsning i det systemet du velger.

Eksempler på hva som kan være mangler i systemer som ikke har Timefangst som sin primære leveranse kan være:

Ingen terminaler -> Terminaler som man kan registrere inn/ut på. Dette resulterer ofte i manuelle registreringer, som igjen ikke er «mye mer verdt» enn det som leveres på ark. Terminalens egenskap og at den faktisk er en del av timeløsningen og ikke laget som ett tillegg er også noe man bør se på av egenskaper i en terminal.

Benytter iPad eller Mobil -> Dette kan være OK, og vil med Astrow Web ofte være ett supplement til terminaler. Bakdelen med dette er at det er laget som en kobling til systemet, og ikke som en del av systemet. Da er det ofte mangler som «minne», «batteri» som kreves for å ivareta stemplinger som er gjort, selv om nett og/eller strøm er nede.
Ofte så benyttes også tasting av ansattnummer e.l. som også ofte øker feilkilden til feilregistreringer, uten at ansatte oppdager dette. For eksempel feil ansattnummer registrerer inn feil person.

Begge alternativer er også et resultat av at man ikke ha 100% korrekt tilstedeværelse ved ev brannøvelse e.l.

Viktigheten av å kunne kombinere terminal med andre stemplings-enheter kommer godt med som en fleksibilitet for alle i bedriften. Viktigheten av at alle viser sin tilstedeværelse uavhengig stilling er også viktig ved brannøvelser eller evakuering.

Ingen «real time» -> Med tasting inn av timer på jobb vil man ikke ha noe oversikt over når den ansatte kommer eller går. Om man skal jobbe 7.5 timer per dag, vil det være vesentlig for enkelte bedrifter å vite om de kommer 07:00 eller 07:20 på jobb og jobber full dag.

Mangel på slike avvik (møtt/gått) vil også gjøre at du mister oversikten over når de ansatte faktisk er på jobb, selv i en liten bedrift.

Med real-time menes det også at enkelte systemer med timefangst som sekundær løsning også gir de ansatte mulighet til å etter-registrere sin tid. Du vil da aldri kunne benytte systemet til å ha 100% kontroll på brukte timer og/eller tilstedeværelse/fravær – fordi ansatte ikke har oppdatert, eller det er avvik man ikke har fanget opp.

Mobil stempling -> For Time Recorder kan mobilstempling være den stemplingen man gjør for alle ansatte i bedriften. Men normalt er mobil stempling ofte satt ut til den eller de ansatte som har behov for å registrere tid utenfor lokalet der man er.

Vi vet at det ofte blir mange avvik og også misnøye blant ansatte, enten fordi de glemmer å ta opp mobilen i det de kommer på jobb, eller blir forhindret i det. Da kreves det ofte korrigeringer av den ansatte eller leder i etterkant, som på sikt ikke gir noe effektiv arbeidsdag.

Med terminal og kort/brikker så vil man kunne registrere flere stemplinger per sekund, som igjen gjør at det er lettere for den ansatte å «huske» det, og at man alltid har reell tid registrert. Skulle man for øvrig ønske å benytte mobilstempling, så er det viktig å ha muligheten til å velg om lokasjons-sted for hvor man kan stemple med mobilen er noe man trenger eller ikke.

Mange ønsker å levere en sekundær løsning av det de har. Dette medfører i nesten alle tilfeller at kunden føler seg lurt. Det første man bør tenke på er hvilket formål man har med å innføre ett timesystem. Det kan være flere årsaker til at man ønsker å innføre tid og fraværssystem.

I dette skrivet skal vi forsøke å hjelpe deg som ønsker å skifte system, enten du driver manuelt, eller du ønsker å fornye det du har. Også om hva du bør tenke på i forhold til hvilken bransje du er inn under. For det første bør du se på et system som har fokus på timeregistrering som sin primære leveranse. I en jungel av nettsider og leverandører finnes det mange som «misbruker» ordet timeregistrering, og definerer dette som en del av sin løsning. Her finnes det store forskjeller, og det er ingen leverandør som kan levere 100% på flere fagområder i samme løsning.

Les mer her om hvordan navigere seg i jungelen av leverandører…

Når en skal levere timefangst er det mange detaljer man ikke tenker over i startfasen. Det trenger ikke være komplisert, men om man har «semi-løsninger» på beregninger som skal til lønn, eller om det gjelder fravær og/eller pluss og minus tid for den ansattes fleks, er det viktig at et timesystem kan håndtere dette. Om ikke blir det mye manuelt arbeide i etterkant. Det er viktig at løsningen kan levere kombinasjon av flere typer beregninger og regler som kreves for den stilling i vår bedrift.

Beregninger som bør kunne håndteres -> Type beregning av arbeidstid og hva du ønsker fokus på er viktig for deg som kunde at det kan bli ivaretatt. Eksempel kan være tillegger, avvik på stemplinger, og regler rundt fleksitid er noe du bør se for deg av hva du trenger, og om leverandør faktisk kan levere godt system for ivaretakelse av dette. 

Les mer om forskjellige beregninger her…..

Systemet -> I dag kreves det ofte mye bruk av tid og timer fra kunde om løsningen ikke har tilpasninger eller funksjoner som dekker behovet til kunde. Og veldig ofte ser vi dessverre at dette ikke kommer frem i salgs øyemed da selger av leverandør er ivrig på signering og kunde gjerne blir «overtalt».

I dag selges det primært løsning på web fra de fleste leverandører. De som ikke gjør dette, har enten sovet i timen (en god stund), eller har ikke økonomi til å «ta steget», som også bør være ett spørsmålstegn.

Og, når man først er på web, så er det også forskjell på leveranse av om alle moduler, samt om hele løsningen er «i skya», eller ikke.
Mange har deler av sin løsning som Web/sky mens andre deler ikke støttes, og må legges direkte hos kunde. Dette kan være ting man ikke ser i starten, eller som man ønsker senere og ikke har tatt høyde for ved innkjøp.

Alle moduler og funksjoner bør kunne leveres fra en plattform, og en lokasjon. Dette er det som gjør at man kan kalle sin løsning for en «komplett» skyløsning. I tillegg bør det ved en skyløsning være mulighet for at man kun betaler for det man benytter seg av. Og man benytter det man ønsker, når man ønsker det. Dette kalles ofte SaaS (Soft ware as a Service). Vi ser ofte at dette ikke alltid kommer godt frem av leverandører/selgere. Det kan være mangel på kompetanse fra selger, eller litt for stort ønske om å selge, og håpe på det beste.

Så når man ønsker å velge en sky-løsning, så ta en tid og se litt hva som ligger i det. Alt skal kunne virke og operere fra samme sted;

Systemet
Terminaler
Mobil
Support/oppgraderinger
Lisens
Andre moduler som ofte hører sammen med timefangst.


At løsningen er 100% funksjonell for alle moduler i skya er noe man bør forsikre seg om leverandøren kan levere, allerede i innkjøpsfasen.

Se mer om diverse tilleggsmoduler og funksjoner du bør ha med timesystem her….

Som man kan lese her er det mange valg og muligheter som bør sees på før man tar ett valg.

*Trenger jeg Time- og Fravær-system?
*Skal jeg bare se på pris, eller skal jeg også se på funksjonalitet?
*Skal vi være selvgående raskt og sikkert og ikke bruke mange mnd og ekstra konsulenttid utover det avtalte? Eller det jeg trodde «vi» avtalte.
*Kan jeg erstatte andre programvarer jeg bruker mye penger på i dag, og inkludere mer i ett system?
*Er bedriften kjent med Norske regler og har Norsktalende supportportal og konsulenter?
*Er de som har systemet også her «i morgen»?
*Skal jeg gå på sky-løsning, og hva innebærer egentlig dette?


Om du stiller deg alle disse spørsmålene og ønsker riktige svar på en eller flere av disse spørsmålene, kan du trygt kontakte Time Recorder som din leverandør.

Som leverandør av timesystem i dag, må man tilpasse seg mange eventualiteter. Men når man har mange års erfaring som leverandør, får man også systemer som er velutviklet og tilpasset godt enkelte bransjer. 

Å være en del av en bransjeløsning er det samme som å få løsningen som man ønsker til en bedre pris og på kortere tid. 

Hvorfor bransje-løsning? -> Å velge en bransje-løsning vil ikke bare forenkle det å implementere løsningen hos kunden. Det vil også gi en stor besparelse. 

Alle som leverer system i dag, har ofte en bransje de lykkes godt i. Og i de tilfeller er det virkelig lurt å se etter en slik løsning. En slik bransje-løsning skal ikke tvinges inn i bedriften, men tilpasses en dog. Det vil alltid være enkelte tilpasninger som må til, selv om man har en tilhørighet til bransjen.

Dette kan være basert på hvor bedriften er lokalisert i landet. Det kan være basert på antall ansatte. Og også type bedrift. Alledisse, og også «gamle avtaler» er viktig å få med seg og tilpasses i et system.  

Ikke bare programvare -> Når vi leverer bransje-løsning gir det oss også muligheten til å opparbeide god kompetanse innenfor akkurat denne bransjen. Både konsulent, selger og support er godt kjent med «hva som er vanlig», og gir gode råd og tips til hvordan bedriften best kan få godt utbytte av løsningen. Ikke noe er verre enn når man forsøker å fortelle om sin bransje, og selger/konsulent inne vet hvordan det fungerer.  

Utvikling –> Med bransje-løsning bør, og skal også leverandør jobbe med videreutvikling av funksjoner og eventuelle tilpasninger i forhold til nye regler o.l. som kan komme. Å være en del av en slik bransje-løsning kan med andre ord bety at du får/har en betydelig rolle i programvarens utvikling til ditt og kundens beste.

Å ha en løsning i skya, er for kunden en stor fordel. Denne fordelen kommer som oftest kunden allerede fra første dag, og fremover.

I dag er de fleste klar over, og har ønske om sky-løsning. Men slik har det ikke alltid vært. Og selv om vi i Norge er langt foran andre land med programvaren utenfor huset, er det fortsatt flere ting som må informeres kunde om i forkant.

Sørg for at denne informasjonen når dere før innkjøp eller leie av ny løsning.

En bransjetilpasset løsning er kanskje ikke så dumt?

Vi hjelper deg gjerne med å finne din «riktige» bransje med dette skrivet. Og føler du at du ikke «passer helt inn»? 
Fortvil ikke – et godt system kan tilpasses i stor grad også.

Kontakt oss

Martin Linges vei 25, 1364 Fornebu

Bestill en demo

Legg inn ønsket dato og tidspunkt for demo


Martin Linges vei 25, 1364 Fornebu
chevron-down